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Digitaler Mitarbeiter

Digitaler Mitarbeiter in Gastronomie und Reservierungen

Reservierungen, Änderungen und Gruppenanfragen aufnehmen, ohne Service und Telefon ständig zu blockieren.

Worum es geht

Ein digitaler Mitarbeiter für Gastronomie und Reservierungen nimmt Tischanfragen, Änderungen, Gruppen, Sonderwünsche und Rückfragen auf, klärt fehlende Angaben und übergibt Service oder Leitung einen klaren Vorgang.

Gastronomie verliert Umsatz und Ruhe, wenn Telefon, Nachrichten und spontane Änderungen im Service untergehen. Der digitale Mitarbeiter hält Reservierungen, Warteliste, Gruppen und Sonderwünsche geordnet.

Typische Aufgaben

  • Reservierungen aufnehmen
  • Gruppenanfragen klären
  • Sonderwünsche erfassen
  • Änderungen dokumentieren
  • Standardfragen beantworten
  • Übergabe an das Team vorbereiten

Kostenlogik

  • Organisationskraft: ca. 3.800–5.800 EUR pro Monat gesamt
  • Halbtagskraft: ca. 2.200–3.400 EUR pro Monat gesamt
  • einfache Anfrage- und Wissenshilfe: ab ca. 150 EUR pro Monat
  • mehrere Kanäle, Dokumente und Wiedervorlagen: oft bis ca. 1.000 EUR pro Monat

KI arbeitet. Der Mensch führt.

Konkrete Alltagssituationen

Reservierungsanfrage

Ein Gast fragt nach Tisch für mehrere Personen.

Der digitale Mitarbeiter klärt Datum, Uhrzeit, Personen, Anlass und Kontakt.

Das Team bekommt eine klare Reservierungsanfrage.

Restaurant nimmt eine Gruppenreservierung mit Uhrzeit, Personen und Anlass strukturiert auf
Gruppe oder Event

Eine größere Gruppe braucht Menü, Raum oder Sonderwünsche.

Er sammelt Personenanzahl, Budget, Allergien und Zeitfenster.

Menschen können Angebot und Zusage prüfen.

Gruppenveranstaltung wird mit Raumplan, Menü und besonderen Anforderungen vorbereitet
Kurzfristige Änderung

Ein Gast kommt später oder mit anderer Personenzahl.

Er dokumentiert Änderung und Dringlichkeit.

Service sieht sofort, was relevant ist.

Kurzfristige Änderung von Uhrzeit oder Personenzahl wird im Reservierungsplan markiert

Mensch oder digital?

Digitaler Mitarbeiter

  • nimmt Tischanfragen, Änderungen und Gruppenreservierungen auf
  • fragt Datum, Uhrzeit, Personen, Anlass und Kontakt ab
  • sammelt Allergien, Kinderwagen, Hunde oder besondere Wünsche

Mensch

  • entscheidet Zusagen, Ausnahmen und Tischplanung
  • führt Beschwerden und sensible Gästekommunikation
  • gibt Kulanz, Rabatte oder Sonderlösungen frei

Keine bindende Preis-, Vertrags-, Zahlungs-, Erstattungs-, Auswahl- oder Zusageentscheidung durch KI.

Standardzweck: Assistenz ohne Profiling oder materielle Entscheidungsbeeinflussung.

Ablauf

  1. Anfrage kommt über Website, Telefon, WhatsApp, E-Mail oder Microsoft Teams rein
  2. Digitaler Mitarbeiter erkennt Anliegen und Kontext
  3. fehlende Informationen werden freundlich abgefragt
  4. Routine wird vorbereitet oder beantwortet
  5. Mensch übernimmt bei Verantwortung, Ausnahme oder Entscheidung
Website-ChatTelefonWhatsAppE-MailMicrosoft TeamsDokumente und Workspaces Telefon-AgentBuchungskalender-IntegrationWebsite-Chat