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Digitaler Mitarbeiter

Digitaler Mitarbeiter als CRM- und Kontaktimport-Assistent

Kontakte aus E-Mails, Listen und Formularen strukturieren, deduplizieren und für CRM vorbereiten.

Worum es geht

Ein digitaler Mitarbeiter als CRM- und Kontaktimport-Assistent übernimmt Kontakte aus E-Mails, Formularen und Listen, erkennt Dubletten, ergänzt Pflichtfelder und bereitet saubere CRM-Einträge vor.

Kontakte sind nur wertvoll, wenn sie vollständig, eindeutig und nutzbar im CRM landen. Der digitale Mitarbeiter strukturiert Eingänge und macht Dubletten oder fehlende Freigaben sichtbar.

Typische Aufgaben

  • Kontakte extrahieren
  • Felder normalisieren
  • Dubletten markieren
  • Firmen zuordnen
  • Telefonnummern und E-Mails prüfen
  • Quelle dokumentieren

Kostenlogik

  • HR-/Recruitingkraft: ca. 4.500–6.800 EUR pro Monat gesamt
  • Halbtagskraft: ca. 2.600–4.000 EUR pro Monat gesamt
  • einfache Anfrage- und Wissenshilfe: ab ca. 150 EUR pro Monat
  • mehrere Kanäle, Dokumente und Wiedervorlagen: oft bis ca. 1.000 EUR pro Monat

KI arbeitet. Der Mensch führt.

Konkrete Alltagssituationen

Visitenkarten und Listen

Kontakte liegen als Excel, Mail oder Foto vor.

Der digitale Mitarbeiter extrahiert Felder und markiert Unsicherheiten.

Import wird prüfbar statt manueller Fleißarbeit.

Kontaktliste aus E-Mail wird für CRM-Felder strukturiert
Dubletten

Ein Kontakt existiert wahrscheinlich schon.

Er vergleicht Name, Firma, E-Mail und Telefonnummer.

Menschen entscheiden über Zusammenführung.

Dublette im CRM wird erkannt und zur menschlichen Freigabe markiert
Unklare Einwilligung

Marketingkontakt ist vorhanden, aber Quelle oder Opt-in fehlen.

Er markiert fehlende Herkunft und Nutzungslimit.

Compliance-Risiken werden sichtbar.

Visitenkarten und Notizen werden zu vorbereiteten Kontaktprofilen verdichtet

Mensch oder digital?

Digitaler Mitarbeiter

  • übernimmt Kontakte aus E-Mails, Formularen, Listen und Notizen
  • erkennt Dubletten, fehlende Pflichtfelder und unklare Zuordnungen
  • strukturiert Firmendaten, Ansprechpartner und Kontext

Mensch

  • entscheidet Datenfreigabe und Löschung
  • klärt sensible oder unklare Kontakte
  • legt CRM-Regeln und Prioritäten fest

Keine kritische Zugriffs-, Lösch-, Zusammenführungs- oder Sicherheitsentscheidung ohne menschliche Freigabe.

Standardzweck: Assistenz ohne Profiling oder materielle Entscheidungsbeeinflussung.

Ablauf

  1. Anfrage kommt über Website, Telefon, WhatsApp, E-Mail oder Microsoft Teams rein
  2. Digitaler Mitarbeiter erkennt Anliegen und Kontext
  3. fehlende Informationen werden freundlich abgefragt
  4. Routine wird vorbereitet oder beantwortet
  5. Mensch übernimmt bei Verantwortung, Ausnahme oder Entscheidung
Website-ChatTelefonWhatsAppE-MailMicrosoft TeamsDokumente und Workspaces TecExpertsStaffItProGeneric CRM Connector